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Formalen Brief schreiben: Mit 9 Schritten + 4 Tipps zum Erfolg

Du bist dir unsicher beim Verfassen eines formalen Briefes, etwa bei einem offiziellen Amtsschreiben oder für eine Bewerbung? Wir haben eine einfache 9-Schritte-Anleitung, alle wichtigen Informationen zur Briefform und geben dir vier zusätzliche Tipps, die dir helfen werden, einen perfekten Brief zu verfassen und zu verschicken.


Unsere Briefkultur

Unsere Briefkultur

Briefe gibt es schon so lange wie es uns Menschen gibt. Schon immer haben wir uns Nachrichten hinterlassen und wichtige Dinge festhalten und mitteilen wollen. Briefe dienten seither der schriftlichen Kommunikation unter Menschen und gewannen mit der Zeit immer mehr an Bedeutung. Sie dienen noch heute der öffentlichen Meinungsäußerung (z.B. Leserbriefe), finden sich als Stilmittel in der Weltliteratur (z.B. Goethes Briefroman „Die Leiden des jungen Werthers“), dienen zu offiziellen Zwecken (z.B. Beschwerden) und auch zu Privaten (z.B. Liebesbrief).

Doch die Briefkultur, ähnlich wie wir sie heute kennen, begann erst im 17. Jahrhundert. Die Briefe wurden quer durch das Land zu Fuß, auf einem Pferd oder mit einer Postkutsche zugestellt. Der Empfänger bezahlte für den erhaltenen Brief. Aufgrund der langen Brieftradition wurde er zum Sammlerstück und Briefmarken zum Sammel- und Wertgegenstand.

Brief schreiben: formell vs. informell

Briefe werden zu vielerlei Anlässen geschrieben. Dazu gehören sowohl informelle Anlässe, wie Weihnachtsgrüße, Glückwünsche zum Geburtstag oder zur Hochzeit als auch formelle Anlässe, wie eine Beileidsbekundung, ein Kündigungs- oder Bewerbungsschreiben. In formellen Situationen ist eine bestimmte Briefform gefragt. Sie gehört zu den offiziellen Höflichkeitsformen und bewirkt, dass dein Brief ernst genommen wird. Wenn du die Briefstruktur nicht einhältst, könntest du einen schlechten Eindruck hinterlassen und dein Ziel, weshalb du den Brief geschrieben hast, nicht erreichen. Früher oder später muss jeder in seinem Leben einen formellen Brief verfassen. Aus diesem Grund haben wir alle wichtigen Informationen zum Aufbau eines formellen Briefes für dich zusammengestellt.

Situationen, in denen du einen formellen Brief schreiben musst

Anhand der folgenden Liste kannst du sehen, dass du vermutlich früher oder später in deinem Leben einen formellen Brief schreiben musst. Die Liste dient dir ebenfalls dazu, einzuschätzen, wann es angebracht ist, einen formellen Brief zu schreiben. Wir haben einen Überblick über die häufigsten Situationen geschaffen.

  • Briefwechsel zwischen Mieter und Vermieter
  • Schreiben an die Polizei und juristische Schreiben
  • Briefwechsel mit Versicherungen und Behörden
  • Politische Schreiben
  • Schreiben an kirchliche Ämter
  • Beschwerdebriefe oder Stornierungsschreiben
  • Schreiben an den Arbeitgeber
  • Kündigungsschreiben jeglicher Art
  • Schreiben an Funk und Fernsehen
  • Bewerbung für einen Job
  • Schreiben an die Landes- und Stadtverwaltung
  • Entschuldigungsschreiben für das Kind in der Schule

Anleitung: Brief schreiben in 9 Schritten

Anleitung: Brief schreiben in 9 Schritten

Wenn du einen formellen Brief schreiben willst, ist es wichtig über seinen Aufbau und seine Strukturierung Bescheid zu wissen. Aus diesem Grund haben wir die Bausteine der offiziellen Briefform für dich nacheinander erläutert und mit Beispielen und kleinen Tipps versehen. Mit dieser Anleitung wird dir das Briefe schreiben in Zukunft leichter fallen.

Der Briefkopf

Der Briefkopf fällt dem Empfänger zuerst ins Auge. Dort sollten oben rechts deine Kontaktdaten stehen: Vor- und Nachname, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Telefonnummer, E-Mail Adresse. Links versetzt, mit einer Leerzeile Abstand, gehören die Kontaktdaten des Empfängers hin. Hier ist es nicht immer unbedingt notwendig, alle Daten mitaufzunehmen, da der Empfänger seine eigenen Daten kennt. Wenn du dir unsicher über den Grad der Formalität bist, kannst du zur Sicherheit alle vollständigen Daten mit in den Briefkopf aufnehmen. Doch manchmal genügen schon Vor- und Nachname sowie die vollständige Adresse. Wenn es einen Firmennamen gibt, sollte dieser immer als erstes genannt werden.

Ort und Datum

Der Ort und das Datum sollten immer mit dem Tag übereinstimmen, an dem du den Brief geschrieben hast. Diese Angabe findet sich mit einer Leerzeile Abstand auf der rechten Seite deines Briefes nach den Kontaktangaben des Empfängers. Ein Beispiel für eine förmliche Angabe von Ort und Datum ist: Köln, den 08.06.2018.

Der Betreff

Wenn du einen formellen Brief schreiben möchtest, solltest du auf keinen Fall den Betreff vergessen. Insbesondere, wenn größere Firmen oder Ämter zahlreiche Briefe am Tag bekommen und sortieren müssen, ist es angebracht, eine Betreffzeile einzufügen. Der Betreff folgt in der Regel auf den Briefkopf und hat die Funktion einer Überschrift. Er informiert kurz, worum es in deinem Brief geht und macht ihn anschaulicher.

Die richtige Anrede

Die Anrede ist das A und O bei einem Brief. Sie spricht den Empfänger direkt an und regt ihn zum Lesen an. Bei formellen Briefen sollte immer eine förmliche Anrede verwendet werden, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Muster, …“. Die etwas persönlichere Anrede „Liebe Frau Muster, …“ ist bei sehr formellen Briefen eher unangebracht. Eine Anrede mit dem Vornamen solltest du auf jeden Fall vermeiden.

Auch die Anrede innerhalb des Briefes ist wichtig. Selbst wenn du schon mal Briefkontakt mit der Person hattest, gehört es zur allgemeinen Höflichkeitsform, in offiziellen Briefen zu siezen (Sie, Ihr, Ihnen, Ihre). Das Duzen ist der Familie oder Freunden vorbehalten.

Tipp: Nach der Anrede mit einem Komma wird klein weitergeschrieben. Die Anrede wird optisch immer mit einer Leerzeile von dem Rest des Textes abgetrennt.

Brieftext: Der Inhalt des Briefes

Der Inhalt des Briefes ist davon abhängig wem du was mitteilen möchtest. Für bestimmte Schreiben gibt es bestimmte Floskeln, die du verwenden kannst. Bei der Kündigung eines Arbeitsvertrages könntest du zum Beispiel schreiben:

Sehr geehrter Herr Muster,

hiermit kündige ich meinen bestehenden Arbeitsvertrag (gültig ab dem 04.08.2012) ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Datum.

Bitte bestätigen Sie mir schriftlich den Erhalt meiner Kündigung inklusive des Datums, wann der Arbeitsvertrag offiziell endet.

Ich bitte Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Für die bisherige Zusammenarbeit bedanke ich mich herzlich.

Mit freundlichen Grüßen

(handschriftliche Unterschrift)

Wie du an diesem Beispiel gut sehen kannst, ist auch der Brieftext in Abschnitte unterteilt, die durch Leerzeichen getrennt wurden. Diese Abschnitte solltest du prinzipiell immer machen, da sie das Lesen erleichtern und die gesamte Briefform etwas auflockern. Du kannst selbst entscheiden, wann du einen Abschnitt für sinnvoll hältst. In der Regel ist ein neuer Abschnitt immer dann angebracht, wenn ein neues Thema oder eine neue Information folgt. In unserem Beispiel findet sich die folgende Abschnitt-Struktur: Kündigung – Aufforderung zur Bestätigung – Bitte um Arbeitszeugnis.

Tipp: Wenn du nicht weißt, was alles in deinen Brieftext gehört, versetze dich in die Position des Lesers und überlege, was für ihn interessant sein könnte und welche Informationen auf keinen Fall fehlen dürfen. Ansonsten musst du dir die Mühe machen, einen weiteren Brief zu schreiben.

Die Bitte um Antwort

Wenn du eine Antwort auf deinen Brief erhalten möchtest, ist es üblich, innerhalb des Brieftextes darum zu bitten. Wenn du die Bitte um Antwort vergisst, kann es passieren, dass dein Brief unbeantwortet bleibt. In der Regel solltest du die Bitte am Ende deines Brieftextes miteinfließen lassen. Entweder als eigenständigen Satz „Ich bitte um schnellstmögliche Antwort.“ oder in Kombination mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen und der bitte um Antwort…“. Wenn du die Dringlichkeit einer Antwort betonen willst, kannst du sie auch in einem eigenen Absatz platzieren, um sie hervorzuheben.

Briefschluss: Die Grußformel

Die Grußformel ist wie eine Art Verabschiedung und sollte bei einem formellen Schreiben distanziert-höflich sein. Vermeide Grußformeln wie „Liebe Grüße …“ oder einfach nur „LG“. Gängige, formelle Floskeln sind „Mit freundlichem Gruß …“ oder etwas persönlicher „Mit freundlichen Grüßen …“.

Tipp: Nach der Grußformel folgt kein Komma und kein Punkt, es wird im folgenden Absatz einfach unterschrieben.

Die Unterschrift

Offiziellen Brief schreiben: Niemals ohne Unterschrift

Beim Brief schreiben gibt es eine goldene Regel: Es darf niemals die Unterschrift fehlen. Das gilt sowohl für persönliche als auch für formelle Briefe. Insbesondere bei Angelegenheiten, wie etwa Vertragsabschlüssen oder Kündigungen ist es unerlässlich, handschriftlich zu unterschreiben, damit das Schreiben gültig ist.

Wenn du eine unleserliche Handschrift hast, solltest du den Brief zuerst mit dem Computer vorschreiben und deinen vollständigen Namen ebenfalls mit ausdrucken. Du solltest über deinem gedruckten Namen etwas Platz lassen, damit du an der freien Stelle noch handschriftlich unterschreiben kannst. Der ausgedruckte Name dient nur zur besseren Verständlichkeit und kann auch in Klammern gesetzt werden.

Anlagen

Wenn du deinem Brief wichtige Anlagen hinzufügst, zum Beispiel eine Studienbescheinigung, musst du das im Bereich unter deiner Unterschrift kenntlich machen. So kann der Empfänger überprüfen, ob auch wirklich alle Anlagen im Briefumschlag vorhanden sind. Wenn es mehrere Anlagen sind, kannst du sie ganz einfach auflisten. Das könnte dann so aussehen:

Anlagen:

  • Immatrikulationsbescheinigung
  • Bescheinigung über Mitgliedschaft der Krankenkasse
  • Kopie des Personalausweises

Einen Brief schreiben und verschicken: 4 Tipps

Zusätzlich zur Briefform und dem formellen Aufbau, gibt es einige weitere Punkte, die du beachten solltest. Wenn du einen Brief schreibst, willst du ihn sicherlich auch verschicken. Beachte unsere Tipps, damit du alles richtig machst.

Briefumschlag richtig beschriften

Du solltest immer nur die Vorderseite des Briefumschlages (ohne Briefverschluss) beschriften, damit er von den Maschinen in den Briefzentren gut erfasst werden kann und schneller verschickt wird. Der Absender gehört oben links in die Ecke, der Empfänger unten rechts. Der Absender ist wichtig für den Fall, dass der Brief nicht zugestellt werden konnte.

Briefmarke und Porto

Vergiss auf keinen Fall die Briefmarke, damit dein Brief nicht wieder zurück in deinem Briefkasten landet. Wenn es um offizielle Anliegen geht und du einen Briefumschlag zugesandt bekommen hast, den du verwenden sollst, wurde das Porto wahrscheinlich schon vom Unternehmen bezahlt (z.B. von Versicherungen). Falls ja, steht diese Information in einem kleinen Kästchen auf dem Briefumschlag, an der Stelle auf die du sonst deine Briefmarke geklebt hättest.

Beachte zusätzlich, dass du genügend Porto auf deinem Brief hast. Briefe ins Ausland zu schicken, ist deutlich teurer. Auch das Gewicht und die Größe des Briefs spielen eine Rolle. Informiere dich bei Abweichungen von der Norm online oder bei der nächsten Poststelle in deiner Nähe.

Rechtschreibung und Grammatik

Ein formeller Brief verliert all seine Formalität, wenn er voll von Rechtschreibfehlern ist. Eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung sind Voraussetzung. Deshalb solltest du deinen Brief unbedingt korrekturlesen oder korrekturlesen lassen. Vielleicht hast du ja Verwandte oder Freunde, die einmal über deinen Brief schauen können. Wenn du allgemein sprachlich nicht so begabt bist, kannst du hier lernen deine Rhetorik zu verbessern. Zudem kann es dir bei der Formulierung von Briefen helfen, wenn du deine Schreibfertigkeiten trainierst und verbesserst.

Die Abschluss-Überprüfung

Überprüfe zum Schluss noch einmal, ob alle Daten und Angaben richtig sind, damit der Brief auch wirklich beim Empfänger ankommt und vor allem, damit er seine Seriosität nicht verliert. Wenn du dich zum Beispiel bei einem Unternehmen für ein Praktikum bewirbst, dieses aber falsch schreibst, wirst du vermutlich direkt ausgemustert.

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