Protokoll schreiben: 6 Arten & 9 Tipps für die Mitschrift (+ Vorlagen)
Isabelle
(Fachredakteurin)
Bei einer Teambesprechung im Büro, einem Seminar an der Universität oder im Schulunterricht – es gibt viele Situationen, in denen du ein Protokoll schreiben musst. Wir stellen dir verschiedene Arten vor und haben Tipps, mit denen dir das Schreiben schnell und einfach gelingt.
Protokoll schreiben ist eine Aufgabe, vor der sich die meisten Menschen gerne drücken. Musst du eine Sitzung oder den Verlauf eines Treffens protokollieren, heißt es nämlich: absolute Konzentration.
Du darfst während des Gesprächs nicht in Gedanken schwelgen und solltest dir einige Notizen machen. Im Grunde ist das Protokoll schreiben aber nicht so schlimm wie sein Ruf.
Diese Protokoll-Arten gibt es
Diese Protokoll-Arten gibt es
Es gibt viele gute Gründe zum Schreiben von Protokollen. Bei wichtigen Treffen und Teambesprechungen bieten gut geschriebene Protokolle eine umfassende Zusammenfassung der gefällten Entscheidungen. So können Beteiligte im Nachhinein einzelne Punkte überprüfen und Informationen einholen, wenn sie etwas vergessen haben.
Außerdem werden Mitarbeitende, die nicht am Treffen teilgenommen haben, mithilfe eines Protokolls auf den neusten Stand gebracht. Eine mündliche Überlieferung der Geschehnisse ist meist unvollständig und dauert zu lange.
Auch wenn es nach einem Treffen Unstimmigkeiten gibt, kommt das Protokoll zum Einsatz. Darin ist genau festgehalten, was von wem beschlossen wurde.
Protokoll ist aber nicht gleich Protokoll. Es gibt nämlich viele verschiedene Arten. Am häufigsten hast du es mit zwei Arten zu tun, nämlich dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll. Darüber hinaus gibt es unter anderem auch Stundenprotokolle, Versuchsprotokolle, wörtliche Protokolle und Gedächtnisprotokolle.
Zu welcher Art ein Protokoll gehört, hängt davon ab, was darin festgehalten ist. Generell solltest du beim Schreiben eines Protokolls darauf achten, nur wichtige Informationen aufzunehmen und Überflüssiges wegzulassen.
Ergebnisprotokoll
Wie der Name schon sagt, hältst du in einem Ergebnisprotokoll lediglich die Ergebnisse eines Gesprächs oder einer Teamsitzung fest. Das Ergebnisprotokoll ist sehr kompakt und schneller zu lesen als ein Verlaufsprotokoll.
In diesem Dokument können alle Beteiligten nachvollziehen, welche Entscheidungen in einer Sitzung getroffen und welche Aufgaben verteilt wurden. Sollen in einer Konferenz oder Diskussion gleich mehrere Beschlüsse gefasst werden, ist das Ergebnisprotokoll eine gute Wahl.
Tipps für bessere Argumentationen findest du hier.
Verlaufsprotokoll / Gesprächsprotokoll
In einem Verlaufs- oder Gesprächsprotokoll hältst du einzelne Redebeiträge fest
In einem Verlaufsprotokoll konzentrierst du dich auf den Verlauf des Gesprächs und gegebenenfalls gefällte Entscheidungen. Du beziehst dich im Protokoll also auf unterschiedliche Redebeiträge, hältst Diskussionen fest und hebst Argumente und Gegenargumente hervor.
Diese Art des Protokolls ist sinnvoll, wenn bei einem Treffen durch Gespräche Ergebnisse erzielt werden sollen. Anhand der Redebeiträge können alle Beteiligten die Beschlüsse zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen.
Wörtliches Protokoll
Hierbei handelt es sich im Grunde ebenfalls um ein Verlaufsprotokoll, allerdings gibst du nach Möglichkeit den gesamten Wortlaut eines Treffens wieder.
Diese Art des Protokollierens ist bei Gerichtsverhandlungen besonders beliebt. Schließlich kommt es in einer solchen Situation auf jede Einzelheit an. Beim Erstellen eines wörtlichen Protokolls musst du unbedingt alle gängigen Zitierregeln einhalten.
Weitere Informationen zum richtigen Zitieren gibt es hier.
Stundenprotokoll
Stundenprotokoll erstellen
Diese Art des Protokolls begegnet dir in der Schule oder der Universität. Es handelt sich dabei um eine Mischung aus Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll.
In einem Stundenprotokoll hältst du fest, was in einer Schulstunde oder einem Seminar an der Universität zur Sprache kommt und welche neuen Erkenntnisse gewonnen werden.
Versuchsprotokoll
Versuchsprotokolle stehen immer in Verbindung mit wissenschaftlichen Experimenten. Darin dokumentierst du nämlich die Durchführung eines Experiments, deine Beobachtungen und gegebenenfalls auch Ergebnisse.
In der Forschung sind diese Protokolle sehr wichtig, damit andere Wissenschaftler das Experiment nachvollziehen und die darin gewonnenen Erkenntnisse überprüfen können.
In einem Versuchsprotokoll nennst du zunächst das Thema des Experiments und stellst eine anfängliche Vermutung darüber auf, welches Ergebnis der Versuch bringen wird. Wichtig ist auch, dass du die verwendeten Materialien beschreibst und den Aufbau sowie die Durchführung des Experiments genau dokumentierst.
Des Weiteren hältst du Beobachtungen, also zum Beispiel Messwerte fest und fügst auch eine Auswertung der Ergebnisse in das Protokoll ein. Unterlaufen dir während des Experiments Fehler, hast du im Protokoll ebenfalls die Möglichkeit, eine schriftliche Fehleranalyse durchzuführen.
Gedächtnisprotokoll
Diese Art des Protokolls kommt eher selten zum Einsatz, da sie nicht sehr zuverlässig ist. Wie der Name schon sagt, rekonstruierst du bei einem Gedächtnisprotokoll den Verlauf eines Treffens aus deinem Gedächtnis. Es handelt sich dabei nicht um eine chronologische Mitschrift, sondern um eine nachträgliche Zusammenfassung von Inhalten und Beschlüssen.
Tipps zum Protokoll schreiben
Tipps zum Protokoll schreiben
Eine Mitschrift hält wichtige Informationen aus Gesprächen, Teammeetings oder Seminaren fest. Damit alle Beteiligten im Nachhinein von einem Protokoll profitieren, musst du bei der Anfertigung einige Dinge beachten.
Es ist wichtig, dass du sorgfältig arbeitest und konzentriert bei der Sache bist. Sonst gerätst du in Stress, verlierst schnell den Überblick und fühlst dich überfordert. Im Folgenden haben wir wertvolle Tipps zusammengestellt, die dir das Protokoll schreiben erleichtern.
Erstelle eine Vorlage für dein Protokoll
Du erleichterst dir die Arbeit erheblich, wenn du vor Beginn des Meetings bereits eine Vorlage für dein Protokoll erstellst. Darin trägst du alle dir bekannten Informationen ein.
Speicherst du die Vorlage ab, hast du beim nächsten Mal die Möglichkeit, diese erneut zu nutzen oder sie an deine Kollegen weiterzugeben. Diese werden dir mit Sicherheit dankbar sein.
Trenne Wichtiges von Unwichtigem
Schon während der Mitschrift solltest du darauf achten, nur relevante Informationen in dein Protokoll aufzunehmen. Dabei ist es völlig egal, welche Art von Protokoll du schreibst. Bist du dir unsicher, ob eine Information wichtig ist oder nicht, nimmst du sie in das Protokoll auf.
In keinem Fall musst du Wort für Wort alles mitschreiben, was gesagt wird. Das wäre auch gar nicht möglich. Mache dir zwischendurch klar, was das Ziel des Meetings ist und ob du in Bezug darauf alle wichtigen Informationen festgehalten hast.
Schreibe in Stichpunkten
Stichworte sind hilfreich
Damit du nicht den Faden verlierst und mitkommst, ist es sinnvoll in Stichworten zu protokollieren. Es würde viel zu lange dauern ganze Sätze aufzuschreiben.
Achte aber darauf, die Stichworte so zu formulieren, dass du bei der Ausarbeitung des Protokolls noch weißt, worum es im Gespräch ging.
Benutze Abkürzungen im Protokoll
Du sparst besonders viel Zeit, wenn du lange Worte abkürzt. Überlege dir vorab, worum es in einem Treffen oder einem Gespräch gehen wird. Eventuell gibt es Worte, die immer wieder auftauchen und für die du dir eine Abkürzung überlegen kannst.
Beim Protokoll schreiben ist es sehr wichtig so viel Zeit zu sparen, wie möglich. Schreibst du jedes einzelne Wort aus, kommst du bei einer hitzigen Diskussion sehr wahrscheinlich nicht mehr mit.
Frage bei Unklarheiten nach
Scheue dich nicht davor, Fragen zu stellen
Fällt während der Diskussion ein Begriff, der dir unklar ist oder verstehst du gar ganze Zusammenhänge nicht, musst du unbedingt nachfragen. Schüchternheit ist hier fehl am Platz.
Es darf dir nicht unangenehm sein, Fragen zu stellen. Damit das Protokoll alle wichtigen Informationen beinhaltet, ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Protokollant dem geführten Gespräch ohne Probleme folgen kann.
Bleibe objektiv
Bist du mit bestimmten Aspekten des Gesprächs oder Entscheidungen, die in einem Meeting gefällt werden, nicht einverstanden, kannst du deine Bedenken zwar laut äußern, darfst diese aber nicht still und heimlich im Protokoll vermerken.
Als Protokollant ist es deine Aufgabe, objektiv über die Geschehnisse zu berichten und gegebenenfalls erzielte Ergebnisse unkommentiert festzuhalten.
Äußerst du dein Unbehagen laut und deine Meinung ist im Folgenden ein Bestandteil der Diskussion, nimmst du sie natürlich in das Protokoll auf.
Emotionale Reaktionen auf Entscheidungen von Teilnehmern des Meetings haben im Protokoll übrigens genauso wenig zu suchen, wie subjektive Meinungen des Protokollanten.
Tipps für den richtigen Umgang mit deinen Emotionen findest du hier.
Vermeide Missverständnisse
Nach Abschluss der Diskussion ist es sinnvoll, wenn du dich noch einmal beim Diskussionsleiter informierst, ob du das Ergebnis richtig festgehalten hast. So vermeidest du Missverständnisse und kannst eventuelle Unklarheiten aus der Welt schaffen.
Nutze einen Laptop für dein Protokoll
Protokolliere nach Möglichkeit auf dem Laptop
Es ist immer eine gute Idee, das Protokoll auf einem Laptop anzufertigen. So bist du flexibel und hast die Möglichkeit, nachträglich Punkte hinzuzufügen, wenn das Gespräch einen unerwarteten Verlauf nimmt.
Schreibst du auf Papier, ist die Seite womöglich schon gefüllt und du verlierst den Überblick. Benutzt du trotzdem lieber Stift und Papier, solltest du immer genügend Platz zwischen einzelnen Punkten lassen. So hast du die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt Ergänzungen vorzunehmen.
Stelle das Protokoll so schnell wie möglich fertig
Wenn das Meeting beendet ist, ist deine Arbeit als Protokollant noch nicht getan. Jetzt gilt es, die Notizen zu überarbeiten und das Protokoll fertigzustellen. Dies solltest du nach Möglichkeit nicht herauszögern.
Machst du dich gleich an die Überarbeitung, erinnerst du dich noch genau daran, was gesagt wurde. So fällt es dir leichter, das Protokoll zu formulieren.
Tipps zum Überwinden von Prokrastination gibt es hier.
Diese Informationen gehören ins Protokoll
Es gibt ein paar Informationen, die in keinem Protokoll fehlen dürfen. Dazu gehören in erster Linie natürlich alle wichtigen Eckdaten zum betreffenden Meeting beziehungsweise Gespräch oder Seminar.
Am besten platzierst du diese gleich oben auf der Seite, im sogenannten Protokollkopf. Folgende Informationen gehören dazu:
- Datum des Treffens
- Ort des Treffens
- Anwesende Personen
- Name des Protokollführers
- Thema
Damit hast du die Formalitäten des Protokolls erfolgreich aufgeschrieben. Im weiteren Verlauf gehst du je nach Art des Protokolls auf einzelne Diskussionspunkte ein, hältst Anmerkungen, Entscheidungen und offene Fragen fest. Gibt es Pläne zum weiteren Vorgehen, gehören diese ebenfalls in dein Protokoll.
Das Protokoll schließt mit deiner Unterschrift. Im Idealfall bittest du auch den Vorsitzenden des Treffens um seine Unterschrift. Gibt es Anlagen, wie zum Beispiel Handouts oder Ähnliches, fügst du diese dem Protokoll bei.
Vorlage eines Ergebnisprotokolls
Im Ergebnisprotokoll hältst du die wichtigsten Beschlüsse fest
In einem Ergebnisprotokoll hältst du, wie der Name schon sagt, die Ergebnisse, Kernaussagen und wichtigsten Beschlüsse einer Veranstaltung fest.
Eine gute Strategie ist es, einzelne Aspekte schon während des Gesprächs nach Oberbegriffen zu sortieren. Dann hast du später weniger Arbeit und erkennst direkt, welche Punkte wichtig sind.
Gibt es Übereinstimmungen zwischen Aussagen verschiedener Teilnehmer, fasst du diese zusammen. Abschweifungen und unnötige Aussagen brauchst du gar nicht erst aufzuschreiben. Das erspart dir im Nachhinein viel Arbeit.
Auf eine chronologische Wiedergabe der Ereignisse solltest du bei einem Ergebnisprotokoll verzichten. Verfasse das Protokoll im Präsens und gib einzelne Aspekte stichpunktartig in einer logischen Reihenfolge wieder.
Du beginnst das Ergebnisprotokoll mit einem Protokollkopf. Falls es einen Ablaufplan gibt, fügst du ihn im Anschluss ein. Danach hältst du in einem sachlichen und objektiven Ton die Ergebnisse des Treffens fest.
Das Protokoll schließt mit deiner Unterschrift. Zur besseren Übersicht kannst du auch eine Tabelle anfertigen. Gegebenenfalls fügst du Anlagen hinzu. Im Folgenden präsentieren wir dir zwei Muster von Ergebnisprotokollen:
Mitarbeitergespräch am [Datum]
- Thema
- Ort
- Teilnehmer
- Leitung
- Name des Protokollführers
- Anlagen
Geplanter Ablauf: Punkt 1, Punkt 2, Punkt 3
1. Punkt 1:
- Beschlüsse:
- Weiteres Vorgehen:
- Verantwortlichkeit:
- Zeitplan:
2. Punkt 2:
- Beschlüsse:
- Weiteres Vorgehen:
- Verantwortlichkeit:
- Zeitplan:
3. Punkt 3:
- Beschlüsse:
- Weiteres Vorgehen:
- Verantwortlichkeit:
- Zeitplan:
Unterschrift
Alternativ kannst du die einzelnen Punkte der Sitzung auch in einer Tabelle darstellen. So erkennt jeder Teilnehmer sofort, was beschlossen wurde. Der Tabelle stellst du den Protokollkopf voran und setzt deine Unterschrift darunter. Eine solche Tabelle sieht zum Beispiel folgendermaßen aus:
| Punkt 1 | Punkt 2 | Punkt 3 | |
|---|---|---|---|
| Beschlüsse | |||
| Weiteres Vorgehen | |||
| Verantwortlichkeit | |||
| Zeitplan |
Vorlage eines Verlaufsprotokolls
Vorlage für ein Verlaufsprotokoll
In einem Verlaufsprotokoll hältst du den Ablauf eines Meetings oder einer Besprechung mit den einzelnen Redebeiträgen fest. Dennoch musst du dich auch in diesem Fall auf die wichtigsten Punkte beschränken, sonst ist das Protokoll viel zu lang.
Der Unterschied zum Ergebnisprotokoll besteht darin, dass du auf die individuellen Redebeiträge der Anwesenden eingehst, sofern diese relevant für das Ziel des Treffens sind.
Bei der Protokollierung darfst du die zeitliche Erfassung nicht außer Acht lassen. Es spielt also durchaus eine Rolle, wann wer was gesagt hat. Das Verlaufsprotokoll verfasst du im Präsens und gibst Redebeiträge in der indirekten Rede wieder.
Wie alle anderen Protokolle auch, beginnst du das Verlaufsprotokoll mit einem Protokollkopf. Darin stehen die Eckdaten des Treffens. Es folgen vorab festgelegte Tagesordnungspunkte, sofern es diese gibt.
Im weiteren Verlauf hältst du die Beschlüsse und deren Entstehung fest. Am Ende unterschreibst du das Protokoll und fügst gegebenenfalls Anlagen hinzu. Folgendermaßen könnte ein Verlaufsprotokoll aussehen:
Mitarbeitergespräch am [Datum]
- Ort
- Teilnehmer
- Leitung
- Name des Protokollführers
- Tagesordnung: 1. ; 2. ; 3.
Tagesordnungspunkt 1:
- Schilderung der aktuellen Situation von X
- Nachfragen von Y
- Vorschlag von Z
- Abstimmung
- Beschluss
Tagesordnungspunkt 2:
- Schilderung der Situation von X
- Vorschlag von Y
- Pro von Z
- Contra von X
- Abstimmung
- Beschluss
Tagesordnungspunkt 3:
- Themen der nächsten Sitzung
- Terminvorschlag
Unterschrift
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